為提高行政管理效率、提升行政服務(wù)效能、加快電子政務(wù)建設(shè)，市檔案局結(jié)合上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)實(shí)踐，在自貿(mào)區(qū)率先探索電子檔案“單套制”管理，被列入“上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)三年總結(jié)百個(gè)制度創(chuàng)新案例”。據(jù)了解，該試點(diǎn)在全國屬于首創(chuàng)。

由于電子檔案的長期保存技術(shù)措施不到位，加上憑證價(jià)值不明，檔案的安全性與有效性都難以保證。因此，目前普遍采用電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔的“雙套制”管理模式，既造成重復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力、物力，又制約了無紙化辦公和電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展。

破解難點(diǎn)問題，需要政策法規(guī)保障、技術(shù)難點(diǎn)攻關(guān)和管理服務(wù)創(chuàng)新。2015年4月以來，在市檔案局的指導(dǎo)下，上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)保稅區(qū)管理局積極開展電子檔案“單套制”管理試點(diǎn)，通過研發(fā)電子檔案管理原型系統(tǒng)、完善電子文檔一體化管理流程，制定電子檔案“單套制”管理配套制度、落實(shí)數(shù)字簽名和電子簽章等技術(shù)措施，保證了電子檔案管理的可控、可溯和可靠。去年11月17日，上海自貿(mào)區(qū)電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理復(fù)制推廣會(huì)在浦東新區(qū)召開，標(biāo)志著這一創(chuàng)新管理模式在自貿(mào)區(qū)范圍內(nèi)迎來全面推廣實(shí)施。

市檔案局局長朱紀(jì)華介紹，電子檔案“單套制”管理新模式的創(chuàng)立，是在上海自貿(mào)區(qū)法制保障和政策優(yōu)勢的條件下，主動(dòng)創(chuàng)新、順勢而為的結(jié)果；既回應(yīng)了上海自貿(mào)區(qū)電子政務(wù)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，又著眼解決全市黨政機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)中電子文件歸檔和電子檔案管理的共性問題，是適應(yīng)智慧城市建設(shè)的實(shí)際需求，也是落實(shí)中辦國辦有關(guān)文件精神，開展電子檔案“單套制”“單軌制”管理試點(diǎn)要求的需要。